Hệ Thống Quản Lý Sản Xuất Giấy

Giao diện

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG ​

Dashboard quản lý đơn hàng

1. Đăng Nhập Hệ Thống ​

1.1 Truy Cập Hệ Thống ​

  1. Mở trình duyệt web (Chrome, Firefox, Edge)
  2. Nhập địa chỉ: https://quanly.nhamay.com
  3. Màn hình đăng nhập xuất hiện

1.2 Đăng Nhập ​

  1. Nhập Tên đăng nhập (do quản trị viên cấp)
  2. Nhập Mật khẩu
  3. Nhấn nút Đăng Nhập

Lưu ý: Nếu quên mật khẩu, liên hệ quản trị viên để đặt lại.

1.3 Giao Diện Chính ​

Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy:

  • Sidebar bên trái: Menu các chức năng
  • Header trên đầu: Thông tin user, thông báo
  • Dashboard: Tổng quan hệ thống

2. Module Quản Lý Đơn Hàng ​

2.1 Tạo Đơn Hàng Mới ​

Bước 1: Vào menu Đơn Hàng

Sidebar > Đơn Hàng > Tạo Đơn Hàng Mới

Bước 2: Chọn/Tạo Khách Hàng

  • Nếu khách cũ: Tìm kiếm theo tên/SĐT và chọn
  • Nếu khách mới: Nhấn "Thêm Khách Hàng Mới"
    • Điền tên, SĐT, địa chỉ
    • Phân loại: Mới/Thường/VIP
    • Lưu thông tin

Bước 3: Thêm Sản Phẩm

  • Nhấn nút "+ Thêm Sản Phẩm"
  • Chọn loại: In Ấn hoặc Biển Quảng Cáo
  • Điền thông tin:
    • Tên sản phẩm: Catalogue 20 trang
    • Số lượng: 500
    • Đơn vị: Cuốn
    • Kích thước: A4
    • Giấy bìa: C250 cán màng
    • Giấy ruột: C150
    • Màu: 4/4 (4 màu 2 mặt)
    • Gia công: ☑ Cán màng, ☑ Đóng gáy keo
  • Upload file thiết kế (nếu có)

Bước 4: Tính Giá

  • Hệ thống tự động tính giá dựa trên cấu hình
  • Hoặc nhập giá thủ công
  • Kiểm tra tổng tiền

Bước 5: Thông Tin Giao Hàng

  • Ngày cần nhận: Chọn từ lịch
  • Địa chỉ giao hàng: (Tự động lấy từ thông tin KH hoặc nhập mới)
  • Ghi chú đặc biệt

Bước 6: Lưu Đơn

  • Nhấn "Lưu Nháp": Lưu để làm tiếp sau
  • Nhấn "Tạo Báo Giá": Gửi báo giá cho khách
  • Nhấn "Xác Nhận Đơn": Nếu khách đã đồng ý

2.2 Gửi Báo Giá ​

Sau khi tạo báo giá:

  1. Hệ thống tạo file PDF báo giá tự động
  2. Chọn cách gửi:
    • Email: Nhập email khách, nhấn "Gửi"
    • In ra: Nhấn "In Báo Giá" để in giấy
    • Tải về: "Tải PDF" để gửi qua Zalo/Telegram

2.3 Xác Nhận Đơn Hàng ​

Khi khách đồng ý báo giá:

  1. Vào Đơn Hàng > Danh Sách
  2. Tìm đơn hàng (trạng thái: Đã Báo Giá)
  3. Nhấn nút "Xác Nhận"
  4. Nhập thông tin thanh toán:
    • Đặt cọc bao nhiêu %
    • Phương thức: Tiền mặt/Chuyển khoản
  5. Lưu → Đơn chuyển sang trạng thái "Đã Xác Nhận"

2.4 Theo Dõi Đơn Hàng ​

Xem tiến độ đơn hàng:

  1. Vào Đơn Hàng > Danh Sách
  2. Tìm đơn cần xem
  3. Nhấn vào mã đơn hàng để xem chi tiết
  4. Tab "Timeline" hiển thị lịch sử:
    ✅ 29/01/2026 10:00 - Tạo đơn hàng
✅ 29/01/2026 11:30 - Gửi báo giá
✅ 30/01/2026 09:00 - Khách xác nhận
✅ 30/01/2026 14:00 - Bắt đầu sản xuất
🔄 31/01/2026 - Đang in ấn (70%)
⏳ Dự kiến hoàn thành: 05/02/2026

3. Module Quản Lý Sản Xuất ​

3.1 Tạo Lệnh Sản Xuất ​

Tự động:

  • Khi đơn hàng được xác nhận
  • Hệ thống tự động tạo Lệnh Sản Xuất (LSX)

Thủ công:

  1. Vào Sản Xuất > Tạo Lệnh Mới
  2. Chọn đơn hàng
  3. Chọn sản phẩm cần sản xuất
  4. Phân công:
    • Thợ chính
    • Máy in sử dụng
    • Thời gian bắt đầu dự kiến
  5. Lưu lệnh sản xuất

3.2 Cập Nhật Tiến Độ Sản Xuất ​

Cho Nhân Viên Sản Xuất:

Bắt đầu công đoạn: ​

  1. Vào Sản Xuất > Công Việc Của Tôi
  2. Chọn lệnh được giao
  3. Chọn công đoạn (VD: In Ấn)
  4. Nhấn "Bắt Đầu"
    • Hệ thống ghi nhận thời gian bắt đầu
    • Trạng thái chuyển sang "Đang Thực Hiện"

Cập nhật trong quá trình: ​

  • Nhập số lượng đã làm được
  • Nhập số lượng lỗi (nếu có)
  • Ghi chú vấn đề (nếu có)
  • Nhấn "Cập Nhật"

Hoàn thành công đoạn: ​

  1. Nhập số lượng thực tế đầu ra
  2. Nhập số lượng phế phẩm
  3. Chụp ảnh sản phẩm (tùy chọn)
  4. Nhấn "Hoàn Thành"
    • Hệ thống tự động chuyển sang công đoạn tiếp theo
    • Thông báo cho người phụ trách công đoạn sau

3.3 Kiểm Tra Chất Lượng (QC) ​

Cho Nhân Viên QC:

  1. Vào Sản Xuất > Chờ Kiểm Tra
  2. Chọn lệnh cần kiểm tra
  3. Checklist kiểm tra:
    • ☑ Màu sắc chuẩn
    • ☑ Kích thước chính xác
    • ☑ Không vệt mực
    • ☑ Gia công hoàn thiện tốt
  4. Kết luận:
    • Đạt: Chuyển vào kho thành phẩm
    • Không đạt: Ghi rõ lỗi, trả lại sản xuất

4. Module Quản Lý Kho ​

4.1 Nhập Kho Nguyên Vật Liệu ​

Khi mua NVL từ nhà cung cấp:

  1. Vào Kho > Nhập Kho NVL
  2. Nhấn "+ Phiếu Nhập Mới"
  3. Chọn kho nhập: Kho NVL
  4. Thêm nguyên vật liệu:
    • Tìm hoặc tạo mới NVL
    • Nhập số lượng
    • Nhập đơn giá
    • Tổng tiền tự động tính
  5. Thông tin phiếu:
    • Nhà cung cấp
    • Số hóa đơn
    • Ngày nhập
  6. Lưu phiếu
    • Tồn kho NVL tự động tăng

4.2 Xuất Kho Sản Xuất ​

Khi bắt đầu sản xuất:

  1. Vào Kho > Xuất Kho SX
  2. Chọn lệnh sản xuất
  3. Hệ thống tự động đề xuất NVL cần xuất
  4. Kiểm tra và điều chỉnh số lượng (nếu cần)
  5. Xác nhận xuất kho
    • Tồn kho NVL tự động giảm

4.3 Nhập Kho Thành Phẩm ​

Sau khi QC đạt:

  1. Hệ thống tự động tạo phiếu nhập kho TP
  2. Hoặc vào Kho > Nhập Kho TP
  3. Chọn lệnh sản xuất
  4. Nhập vị trí kho: K2-A3
  5. Lưu phiếu

4.4 Xuất Kho Giao Hàng ​

Khi giao hàng cho khách:

  1. Vào Kho > Xuất Kho Giao Hàng
  2. Chọn đơn hàng
  3. Kiểm tra số lượng
  4. Chọn vị trí lấy hàng
  5. Xác nhận xuất kho
  6. In phiếu giao hàng

4.5 Kiểm Kê Tồn Kho ​

Kiểm kê định kỳ:

  1. Vào Kho > Kiểm Kê
  2. Chọn kho cần kiểm kê
  3. Hệ thống hiển thị danh sách NVL
  4. Nhập số lượng thực tế đếm được
  5. Hệ thống tự động tính chênh lệch
  6. Ghi chú lý do chênh lệch
  7. Xác nhận kiểm kê
    • Cập nhật tồn kho theo thực tế

5. Module Quản Lý Khách Hàng ​

5.1 Thêm Khách Hàng Mới ​

  1. Vào Khách Hàng > Danh Sách
  2. Nhấn "+ Thêm Khách Hàng"
  3. Điền thông tin:
    • Tên công ty/cá nhân
    • Mã số thuế (nếu có)
    • Số điện thoại
    • Email
    • Địa chỉ
    • Người liên hệ
    • Phân loại: Mới/Thường/VIP
    • Hạn mức công nợ
  4. Lưu thông tin

5.2 Xem Lịch Sử Giao Dịch ​

  1. Vào Khách Hàng > Danh Sách
  2. Nhấn vào tên khách hàng
  3. Tab "Lịch Sử Đơn Hàng":
    • Tất cả đơn hàng đã đặt
    • Tổng giá trị
    • Trạng thái
  4. Tab "Công Nợ":
    • Đã mua: 100.000.000đ
    • Đã trả: 85.000.000đ
    • Còn nợ: 15.000.000đ

6. Module Tài Chính ​

6.1 Thu Tiền Khách Hàng ​

Khi khách thanh toán:

  1. Vào Tài Chính > Thu Chi
  2. Nhấn "+ Phiếu Thu"
  3. Chọn khách hàng
  4. Chọn đơn hàng thanh toán
  5. Nhập số tiền thu
  6. Phương thức:
    • Tiền mặt
    • Chuyển khoản (nhập mã GD)
    • Quẹt thẻ
  7. Lưu phiếu
    • Công nợ tự động giảm

6.2 Xuất Hóa Đơn VAT ​

  1. Vào Tài Chính > Hóa Đơn
  2. Chọn đơn hàng cần xuất HĐ
  3. Kiểm tra thông tin:
    • Tên công ty
    • Mã số thuế
    • Địa chỉ
    • Mặt hàng
  4. Nhấn "Xuất Hóa Đơn"
  5. In hoặc gửi email cho khách

6.3 Theo Dõi Công Nợ ​

  1. Vào Tài Chính > Công Nợ
  2. Bảng hiển thị:
    • Khách hàng
    • Tổng nợ
    • Hạn thanh toán
    • Số ngày quá hạn
  3. Lọc:
    • Đúng hạn
    • Sắp đến hạn (7 ngày)
    • Quá hạn
  4. Nhắc nhở:
    • Gửi email tự động
    • Hoặc gọi điện nhắc nhở

7. Module Báo Cáo ​

7.1 Dashboard Tổng Quan ​

Khi đăng nhập, màn hình đầu tiên:

  • Doanh thu tháng này
  • Số đơn hàng đang xử lý
  • Số đơn cần giao trong tuần
  • Công nợ cần thu
  • Cảnh báo hết NVL

7.2 Báo Cáo Doanh Thu ​

  1. Vào Báo Cáo > Doanh Thu
  2. Chọn khoảng thời gian:
    • Hôm nay
    • Tuần này
    • Tháng này
    • Tùy chọn (từ ngày - đến ngày)
  3. Xem biểu đồ và bảng số liệu
  4. Export Excel hoặc PDF

7.3 Báo Cáo Sản Lượng ​

  1. Vào Báo Cáo > Sản Lượng
  2. Chọn thời gian
  3. Xem:
    • Số đơn hoàn thành
    • Sản lượng theo loại sản phẩm
    • Hiệu suất từng nhân viên
  4. Export báo cáo

8. Quản Trị Hệ Thống (Dành Cho Admin) ​

8.1 Quản Lý Người Dùng ​

  1. Vào Hệ Thống > Người Dùng
  2. Thêm user mới:
    • Tên đăng nhập
    • Mật khẩu
    • Họ tên
    • Email/SĐT
    • Phân quyền: Admin/Manager/Sales/Production/Warehouse
  3. Khóa/Mở khóa tài khoản
  4. Đặt lại mật khẩu

8.2 Cấu Hình Hệ Thống ​

Cài đặt chung:

  • Tên công ty, logo
  • Thông tin liên hệ
  • Mẫu báo giá, hóa đơn
  • Công thức tính giá tự động
  • Thuế VAT mặc định

9. Tips & Tricks ​

9.1 Tìm Kiếm Nhanh ​

  • Ở mọi danh sách, dùng ô Tìm kiếm ở góc phải
  • Có thể tìm theo: Mã, Tên, SĐT, Ngày

9.2 Lọc Dữ Liệu ​

  • Dùng bộ lọc để thu hẹp kết quả
  • Ví dụ: Lọc đơn hàng theo trạng thái, theo khách hàng

9.3 Shortcuts Hữu Ích ​

  • Ctrl + S: Lưu nhanh
  • Ctrl + P: In
  • ESC: Đóng popup

9.4 Thông Báo ​

  • Icon chuông ở góc phải Header
  • Nhận thông báo khi:
    • Có đơn hàng mới
    • Đơn sắp đến hạn giao
    • NVL sắp hết
    • Công nợ quá hạn

10. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) ​

Q: Làm sao để sửa đơn hàng đã xác nhận?
A: Chỉ Admin hoặc Manager mới có quyền sửa đơn đã xác nhận. Liên hệ cấp trên.

Q: Tại sao không xuất được kho?
A: Kiểm tra xem có đủ tồn kho không. Nếu không đủ, cần nhập kho trước.

Q: Làm sao để xem báo cáo của tháng trước?
A: Vào module Báo Cáo, chọn "Tùy chọn" rồi chọn khoảng thời gian cần xem.

Q: Quên mật khẩu thì làm sao?
A: Liên hệ quản trị viên để đặt lại mật khẩu.

Q: Hệ thống có app mobile không?
A: Hiện tại chưa có app, nhưng giao diện web responsive, có thể dùng trên điện thoại.

11. Liên Hệ Hỗ Trợ ​

Khi gặp vấn đề kỹ thuật:

Góp ý cải tiến:

Tài liệu hệ thống quản lý sản xuất giấy

Copyright © 2026 - Nhà Máy Sản Xuất Giấy ABC