PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ - PHẦN 3: THANH TOÁN & BÁO CÁO

Flow 5: QUẢN LÝ THANH TOÁN & CÔNG NỢ

5.1 Use Cases

UC-401: Thu Tiền Đặt Cọc

Actor: Nhân viên kinh doanh hoặc Kế toán
Trigger: Đơn hàng được xác nhận (UC-004)
Điều kiện tiên quyết: Order status = CONFIRMED && còn tiền cần thu

Luồng chính:

User vào "Tài Chính > Thu Chi"
Nhấn "+ Tạo Phiếu Thu"
Form phiếu thu:
- Mã phiếu: TT-YYYYMMDD-XXX (auto)
- Ngày thu: [____] (default = hôm nay)
- Khách hàng: [____] (search & select)
- Chọn đơn hàng cần thanh toán

Hệ thống hiển thị thông tin đơn:

Đơn hàng: DH-20260129-001
Tổng tiền: 27,500,000 đ
Đã thu:         0 đ
Còn phải thu: 27,500,000 đ

Tiền cọc dự kiến: 13,750,000 đ (50%)

Nhập số tiền thu thực tế: [____]
- Hệ thống validate: 0 < số tiền <= còn phải thu
Chọn phương thức thanh toán:
- ○ Tiền mặt
- ○ Chuyển khoản → Nhập mã giao dịch: [____]
- ○ Quẹt thẻ → Nhập số POS: [____]
- ○ Ví điện tử (Momo, ZaloPay...) → Nhập mã GD: [____]
Chọn loại thanh toán:
- ○ Đặt cọc (Deposit)
- ○ Thanh toán 1 phần (Partial)
- ○ Thanh toán toàn bộ (Full)
Ghi chú: [____]
Upload hình ảnh/file (optional):
- Scan biên lai chuyển khoản
- Ảnh chữ ký khách (nếu tiền mặt)
Nhấn "Lưu Phiếu Thu"
Hệ thống:
- Lưu payment record
- Tính toán lại công nợ:
  sql
```
debt = total_amount - SUM(payments)
```
- IF debt == 0 THEN
  - Đánh dấu đơn hàng: is_fully_paid = TRUE
  - Gửi email cảm ơn khách hàng
- Log activity
- In phiếu thu (2 liên: KH, Lưu)
Hiển thị "Thu tiền thành công"

Validation Rules:

VR-400: Số tiền thu > 0 và <= Còn phải thu
VR-401: IF Chuyển khoản THEN Mã GD required (min 6 ký tự)
VR-402: Ngày thu <= Ngày hiện tại
VR-403: Không được thu trùng (check duplicate transaction_ref)

Business Rules:

BR-400: Tiền cọc tối thiểu:
        - Khách mới: >= 50% tổng đơn
        - Khách thường: >= 30%
        - Khách VIP: Tùy thỏa thuận
BR-401: Cho phép thu nhiều lần (partial payments)
BR-402: Mỗi lần thu tiền phải có phiếu thu (để đối chiếu)
BR-403: Tiền mặt > 20 triệu → Phải lập biên bản giao nhận
BR-404: Auto gửi email biên lai cho khách sau mỗi lần thu

Sequence Diagram:

mermaid

sequenceDiagram
    participant User as Sales/Kế toán
    participant UI as Web UI
    participant API as Payment API
    participant DB as Database
    participant Email as Email Service
    
    User->>UI: Nhập thông tin + "Lưu"
    UI->>API: POST /payments
    API->>API: Validate data
    alt Validation Failed
        API-->>UI: Error
        UI-->>User: Hiển thị lỗi
    else Validation OK
        API->>DB: INSERT payment
        API->>DB: UPDATE order debt
        DB-->>API: OK
        alt Thanh toán đủ
            API->>Email: Gửi email cảm ơn
        end
        API-->>UI: Success {payment_id, pdf_url}
        UI-->>User: "Thu tiền thành công"
        UI->>UI: Mở popup in phiếu thu
    end

UC-402: Thu Tiền Còn Lại (Sau Nghiệm Thu)

Actor: Kế toán
Trigger: Order status = ACCEPTED (đã nghiệm thu)
Điều kiện tiên quyết: Còn tiền chưa thu (debt > 0)

Luồng chính:

Hệ thống tự động gửi email cho khách:

Subject: Thông báo thanh toán đơn hàng DH-XXX

Kính gửi Quý khách,

Đơn hàng của Quý khách đã được giao và nghiệm thu thành công.
Vui lòng thanh toán số tiền còn lại:

Tổng đơn hàng: 27,500,000 đ
Đã thanh toán: 13,750,000 đ (Cọc 50%)
Còn phải trả: 13,750,000 đ

Hạn thanh toán: [Ngày]

Thông tin chuyển khoản:
- Ngân hàng: Vietcombank
- Số TK: 1234567890
- Chủ TK: Công ty Sản Xuất Giấy ABC
- Nội dung: DH-XXX [Tên khách hàng]

Kế toán theo dõi thanh toán:
- Vào "Tài Chính > Công Nợ"
- Lọc: "Chờ thanh toán sau nghiệm thu"
- Danh sách đơn hàng cần thu tiền
Khi khách chuyển khoản:
- Nhận thông báo từ bank (nếu tích hợp SMS)
- Hoặc check thủ công
Thực hiện thu tiền (tương tự UC-401)
- Chọn đơn hàng
- Nhập số tiền
- Nhập mã giao dịch
- Lưu phiếu thu
Hệ thống tự động:
- Cập nhật công nợ
- IF debt == 0 THEN
  - Đánh dấu completed_at = NOW()
  - Gửi email "Cảm ơn, đơn hàng đã hoàn tất"
  - Chuyển đơn sang trạng thái CLOSED
- Log activity

Business Rules:

BR-410: Hạn thanh toán sau nghiệm thu:
        - Khách mới: Ngay sau nghiệm thu (0 ngày)
        - Khách thường: 7 ngày
        - Khách VIP: 15-30 ngày
BR-411: Nhắc nhở thanh toán:
        - Ngay sau nghiệm thu: Gửi email thông báo
        - Trước hạn 2 ngày: Gửi email nhắc nhở
        - Đúng hạn: Gửi SMS nhắc nhở
        - Quá hạn 1 ngày: Gọi điện
        - Quá hạn 7 ngày: Tạm ngưng nhận đơn mới
BR-412: Chiết khấu thanh toán sớm:
        - Thanh toán full ngay lúc xác nhận đơn: -3%
        - Thanh toán trong 3 ngày sau nghiệm thu: -1%

UC-403: Quản Lý Công Nợ

Actor: Kế toán, Manager
Mục đích: Theo dõi và quản lý công nợ của tất cả khách hàng

Luồng chính:

Vào "Tài Chính > Công Nợ"

Hệ thống hiển thị dashboard công nợ:

┌─────────────────────────────────┐
│  TỔNG QUAN CÔNG NỢ              │
├─────────────────────────────────┤
│  Tổng phải thu: 250,000,000 đ   │
│  Trong hạn:     180,000,000 đ   │
│  Quá hạn:        70,000,000 đ ⚠│
│                                 │
│  Số KH còn nợ: 25               │
│  Số KH quá hạn: 8 ⚠            │
└─────────────────────────────────┘

Bảng chi tiết công nợ theo khách hàng:

Mã KH	Tên KH	Loại	Tổng Nợ	Hạn TT	Quá Hạn	Hành Động
KH001	Cty ABC	VIP	50M	15/02	-	[Gửi Email]
KH025	Cty XYZ	Mới	20M	28/01	1 ngày	[Gọi Điện] ⚠
KH010	Cá nhân A	Thường	5M	10/01	19 ngày	[Ngưng ĐH] 🚫

Bộ lọc:
- Theo trạng thái: Trong hạn / Sắp đến hạn (3 ngày) / Quá hạn
- Theo loại KH: VIP / Thường / Mới
- Theo số tiền: < 10M / 10-50M / > 50M
Hành động:
A. Gửi Email Nhắc Nhở:
- Chọn khách hàng
- Nhấn "Gửi Email Nhắc"
- Chọn template:
  - Email lịch sự (khách VIP, chưa quá hạn)
  - Email nhắc nhở (quá hạn 1-7 ngày)
  - Email cảnh báo (quá hạn > 7 ngày)
- Review và gửi
B. Gọi Điện:
- Click vào số điện thoại → Tự động gọi (nếu tích hợp)
- Ghi chú cuộc gọi:
  - Khách đã nhận máy? [Có/Không]
  - Khách cam kết thanh toán khi nào? [____]
  - Ghi chú: [____]
- Lưu lịch sử cuộc gọi
C. Tạm Ngưng Nhận Đơn:
- Chọn khách hàng quá hạn > 7 ngày
- Nhấn "Tạm Ngưng"
- Hệ thống:
  - Cập nhật customer.status = BLOCKED
  - Khi Sales tạo đơn cho KH này → Warning "KH bị khóa do nợ quá hạn"
  - Không cho phép xác nhận đơn mới
D. Đối Chiếu Công Nợ:
- Chọn khách hàng
- Nhấn "Tạo Bảng Đối Chiếu"
- Hệ thống generate file Excel/PDF:
```
BẢNG ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
Từ ngày: 01/01/2026 - Đến ngày: 31/01/2026

| Ngày | Diễn Giải | Phát Sinh Nợ | Phát Sinh Có | Tồn |
|------|-----------|--------------|--------------|-----|
| 15/01| Đơn DH-001| 27,500,000   | -            | 27,500,000 |
| 20/01| Thu cọc   | -            | 13,750,000   | 13,750,000 |
| 30/01| Thu còn lại| -           | 13,750,000   | 0 |
```
- Gửi email cho khách xác nhận

Business Rules:

BR-420: Hạn mức công nợ:
        - Khách mới: 0 (không cho nợ)
        - Khách thường: 20-50 triệu
        - Khách VIP: 100-500 triệu (theo phê duyệt)
BR-421: Cảnh báo khi:
        - Tổng nợ > 80% hạn mức
        - Quá hạn > 3 ngày
        - Có đơn hàng mới mà chưa thanh toán đơn cũ
BR-422: Tự động khóa khách hàng khi:
        - Quá hạn > 14 ngày
        - Hoặc tổng nợ > hạn mức
BR-423: Đối chiếu công nợ định kỳ:
        - Khách VIP: Mỗi tháng
        - Khách thường: Mỗi quý

UC-404: Xuất Hóa Đơn VAT

Actor: Kế toán
Điều kiện tiên quyết:

Order đã thanh toán (full hoặc theo phần)
Khách yêu cầu xuất hóa đơn (có MST)

Luồng chính:

Khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn (qua email/điện thoại)
Kế toán vào "Tài Chính > Hóa Đơn"
Nhấn "+ Tạo Hóa Đơn Mới"
Chọn đơn hàng cần xuất HĐ
Hệ thống tự động điền thông tin:
- Tên công ty (từ customer.name)
- Mã số thuế (từ customer.tax_code)
- Địa chỉ (từ customer.address)
- Danh sách sản phẩm (từ order_items)
- Thành tiền (từ order.subtotal)
- VAT 10% (từ order.vat_amount)
- Tổng cộng (từ order.total_amount)
Kế toán review và điều chỉnh (nếu cần):
- Tên sản phẩm (gộp nhiều SP thành 1 dòng)
- Đơn vị tính
- Ghi chú
Nhấn "Xuất Hóa Đơn"
Hệ thống:
- IF tích hợp với hóa đơn điện tử (Viettel, VNPT...) THEN
  - Call API tạo hóa đơn
  - Lấy mã tra cứu HĐ
  - Lưu link HĐ điện tử
- ELSE
  - Generate PDF hóa đơn (theo mẫu pháp lý)
  - Lưu file PDF
- Cập nhật order.invoice_issued = TRUE
- Gửi email HĐ cho khách
- Log activity
In hóa đơn (nếu cần bản giấy)

Validation Rules:

VR-430: Mã số thuế: 10 hoặc 13 số
VR-431: Địa chỉ xuất HĐ: Required, min 10 ký tự
VR-432: Tên công ty: Required, min 5 ký tự
VR-433: Không được xuất HĐ trùng cho 1 đơn hàng

Business Rules:

BR-430: Chỉ xuất HĐ khi đã thanh toán >= 50%
BR-431: HĐ điện tử phải ký số (nếu dùng e-invoice)
BR-432: Lưu trữ HĐ tối thiểu 10 năm (theo luật)
BR-433: Hóa đơn sai → Phải lập hóa đơn điều chỉnh (không xóa được)

Flow 6: BÁO CÁO & PHÂN TÍCH

6.1 Các Báo Cáo Quan Trọng

UC-501: Dashboard Tổng Quan

Actor: Tất cả users (theo quyền)
Mục đích: Xem tổng quan tình hình kinh doanh

Nội dung Dashboard:

1. KPIs Chính (Cards):

┌────────────────┬────────────────┬────────────────┬────────────────┐
│ Doanh Thu      │ Đơn Hàng       │ Đang SX        │ Công Nợ        │
│ Tháng Này      │ Mới Hôm Nay    │ Hiện Tại       │ Phải Thu       │
├────────────────┼────────────────┼────────────────┼────────────────┤
│ 450,000,000 đ  │ 12 đơn         │ 25 lệnh        │ 85,000,000 đ   │
│ ↑ 15% so t.trước│ ↑ 3 so h.qua  │ ⚠ 5 trễ hạn   │ ⚠ 20M quá hạn │
└────────────────┴────────────────┴────────────────┴────────────────┘

2. Biểu Đồ Doanh Thu (Line Chart):

Trục X: Ngày trong tháng
Trục Y: Doanh thu (VNĐ)
2 đường: Tháng này vs Tháng trước

3. Biểu Đồ Sản Lượng (Bar Chart):

Trục X: Loại sản phẩm
Trục Y: Số lượng
So sánh theo tuần

4. Đơn Hàng Theo Trạng Thái (Pie Chart):

Confirmed: 30%
In Production: 40%
Completed: 20%
Delivered: 10%

5. Bảng Công Việc Hôm Nay:

Đơn hàng cần giao hôm nay: [Danh sách]
Đơn hàng đến hạn trong 3 ngày: [Danh sách]
Lệnh SX cần bắt đầu: [Danh sách]
Công nợ cần thu hôm nay: [Danh sách]

6. Cảnh Báo:

⚠ 3 NVL sắp hết hàng
⚠ 5 đơn hàng trễ tiến độ
⚠ 8 khách hàng nợ quá hạn
⚠ 2 máy in cần bảo trì

Business Rules:

BR-500: Dashboard tự động refresh mỗi 5 phút
BR-501: Mỗi role thấy metrics khác nhau:
        - SALES: Doanh thu, Đơn hàng, Công nợ
        - PRODUCTION: Lệnh SX, Tiến độ, NVL
        - WAREHOUSE: Tồn kho, Nhập/Xuất
        - ACCOUNTANT: Doanh thu, Thu chi, Công nợ
BR-502: Cảnh báo màu đỏ khi vượt ngưỡng:
        - Trễ tiến độ > 2 ngày
        - Nợ quá hạn > 7 ngày
        - Tồn kho < min_stock

UC-502: Báo Cáo Doanh Thu

Actor: Manager, Accountant
Mục đích: Phân tích doanh thu theo nhiều chiều

Các Tham Số:

Khoảng thời gian: [Từ ngày] - [Đến ngày]
Nhóm theo: Ngày / Tuần / Tháng / Quý
Loại sản phẩm: Tất cả / In ấn / Biển QC
Khách hàng: Tất cả / Theo phân loại
Nhân viên kinh doanh: Tất cả / Chọn 1 người

Nội Dung Báo Cáo:

1. Tổng Hợp:

Tổng doanh thu: 1,250,000,000 đ
Số đơn hàng: 125
Giá trị TB/đơn: 10,000,000 đ
Khách hàng mới: 25
Khách hàng quay lại: 40

2. Biểu Đồ Xu Hướng:

Line chart doanh thu theo thời gian
So sánh với kỳ trước

3. Top Sản Phẩm:

Loại SP	Số Đơn	Doanh Thu	%
Catalogue	50	500M	40%
Tờ rơi	40	300M	24%
Biển hiflex	20	400M	32%
Khác	15	50M	4%

4. Top Khách Hàng:

Khách Hàng	Số Đơn	Doanh Thu
Công ty ABC	10	150M
Công ty XYZ	8	120M
...	...	...

5. Doanh Thu Theo Nhân Viên:

NV Kinh Doanh	Số Đơn	Doanh Thu	Hoa Hồng (2%)
Nguyễn Văn A	30	300M	6M
Trần Thị B	25	250M	5M

Action:

Export Excel
Export PDF
Gửi email báo cáo định kỳ (cuối tháng)

UC-503: Báo Cáo Sản Xuất

Actor: Production Manager

Nội Dung:

Năng Suất:
- Số lệnh SX hoàn thành: X
- Tỷ lệ đúng hạn: Y%
- Tỷ lệ trễ hạn: Z%
Hiệu Suất Nhân Viên:
Nhân Viên SL Làm SL Lỗi Tỷ Lệ Lỗi Thời Gian TB
Thợ A 50 2 4% 3.5h
Hiệu Suất Máy Móc:
Máy Thời Gian Chạy Downtime Tỷ Lệ Sử Dụng
Máy in 1 160h 8h 95%
Phế Phẩm:
- Tổng phế phẩm: X kg
- Giá trị: Y đ
- Nguyên nhân chính: [...]

Nhân Viên	SL Làm	SL Lỗi	Tỷ Lệ Lỗi	Thời Gian TB
Thợ A	50	2	4%	3.5h

Máy	Thời Gian Chạy	Downtime	Tỷ Lệ Sử Dụng
Máy in 1	160h	8h	95%

UC-504: Báo Cáo Tồn Kho

Actor: Warehouse Manager

Nội Dung:

Tồn Kho Hiện Tại:
Mã NVL Tên Tồn Đơn Vị Giá Trị Trạng Thái
G-C250 Giấy C250 1000 Tờ 25M ✅
M-CYAN Mực Cyan 10 Kg 2M ⚠ Sắp hết
Biến Động Kho:
- Nhập trong kỳ: X
- Xuất trong kỳ: Y
- Tồn cuối kỳ: Z
Cảnh Báo:
- NVL sắp hết: [Danh sách]
- NVL tồn lâu: [Danh sách]
- NVL cần đặt hàng: [Danh sách]

Mã NVL	Tên	Tồn	Đơn Vị	Giá Trị	Trạng Thái
G-C250	Giấy C250	1000	Tờ	25M	✅
M-CYAN	Mực Cyan	10	Kg	2M	⚠ Sắp hết

TỔNG KẾT & GHI CHÚ

Functional Requirements Summary

Tổng Cộng: 25 Use Cases Chính

Flow	Số UC	Mức Độ Ưu Tiên
1. Đơn Hàng	4	CAO
2. Sản Xuất	4	CAO
3. Kho	5	CAO
4. Giao Hàng	4	TRUNG BÌNH
5. Thanh Toán	4	CAO
6. Báo Cáo	4	TRUNG BÌNH

Non-Functional Requirements

1. Performance:

Thời gian load trang: < 2s
API response time: < 500ms
Hỗ trợ 50 users đồng thời

2. Security:

HTTPS bắt buộc
Password mã hóa bcrypt
Session timeout: 8h
Role-based access control

3. Usability:

Responsive design (mobile-friendly)
Hỗ trợ tiếng Việt có dấu
UI trực quan, dễ sử dụng

4. Reliability:

Uptime: 99.5%
Backup hàng ngày
Disaster recovery plan

5. Scalability:

Hỗ trợ mở rộng số lượng user
Hỗ trợ multi-warehouse (nhiều kho)
Có thể tích hợp module mới

Kết thúc Flow 6: Báo Cáo & Phân Tích

💡 Lưu ý: Đây là phần cuối của bộ SRS.
Phần trước:
Flow 1 & 2: Đơn Hàng & Sản Xuất
Flow 3 & 4: Kho & Giao Hàng
Quay lại: Mục lục SRS

PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ - PHẦN 3: THANH TOÁN & BÁO CÁO ​

Flow 5: QUẢN LÝ THANH TOÁN & CÔNG NỢ ​

5.1 Use Cases ​

UC-401: Thu Tiền Đặt Cọc ​

UC-402: Thu Tiền Còn Lại (Sau Nghiệm Thu) ​

UC-403: Quản Lý Công Nợ ​

UC-404: Xuất Hóa Đơn VAT ​

Flow 6: BÁO CÁO & PHÂN TÍCH ​

6.1 Các Báo Cáo Quan Trọng ​

UC-501: Dashboard Tổng Quan ​

UC-502: Báo Cáo Doanh Thu ​

UC-503: Báo Cáo Sản Xuất ​

UC-504: Báo Cáo Tồn Kho ​

TỔNG KẾT & GHI CHÚ ​

Functional Requirements Summary ​

Non-Functional Requirements ​

PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ - PHẦN 3: THANH TOÁN & BÁO CÁO

Flow 5: QUẢN LÝ THANH TOÁN & CÔNG NỢ

5.1 Use Cases

UC-401: Thu Tiền Đặt Cọc

UC-402: Thu Tiền Còn Lại (Sau Nghiệm Thu)

UC-403: Quản Lý Công Nợ

UC-404: Xuất Hóa Đơn VAT

Flow 6: BÁO CÁO & PHÂN TÍCH

6.1 Các Báo Cáo Quan Trọng

UC-501: Dashboard Tổng Quan

UC-502: Báo Cáo Doanh Thu

UC-503: Báo Cáo Sản Xuất

UC-504: Báo Cáo Tồn Kho

TỔNG KẾT & GHI CHÚ

Functional Requirements Summary

Non-Functional Requirements