Hệ Thống Quản Lý Sản Xuất Giấy

Giao diện

TỔNG QUAN HỆ THỐNG QUẢN LÝ SẢN XUẤT GIẤY ​

Hệ thống quản lý kho

1. Giới Thiệu ​

Hệ thống quản lý sản xuất giấy được thiết kế để thay thế việc quản lý bằng Excel hiện tại, giúp theo dõi toàn bộ hành trình từ lúc khách hàng đặt đơn hàng đến khi giao hàng, nghiệm thu và thanh toán.

2. Mục Tiêu Hệ Thống ​

2.1 Mục Tiêu Chính ​

  • Số hóa quy trình: Chuyển đổi từ quản lý thủ công bằng Excel sang hệ thống tự động
  • Theo dõi đơn hàng: Giám sát toàn bộ vòng đời đơn hàng từ A-Z
  • Quản lý sản xuất: Kiểm soát quy trình sản xuất từ kho NVL đến thành phẩm
  • Tối ưu hóa: Giảm thiểu sai sót, tăng hiệu quả vận hành

2.2 Phạm Vi Hệ Thống ​

Quản Lý Đơn Hàng ​

  • Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng
  • Báo giá và xác nhận đơn hàng
  • Theo dõi trạng thái đơn hàng
  • Lập hóa đơn và thanh toán

Quản Lý Sản Xuất ​

mermaid
graph LR
    A[Kho NVL] --> B[In Ấn]
    B --> C[Gia Công Hoàn Thiện]
    C --> D[Kho Thành Phẩm]
    D --> E[Giao Hàng]
    E --> F[Nghiệm Thu]
    F --> G[Thanh Toán]

Quản Lý Kho ​

  • Kho nguyên vật liệu (giấy, mực, vật tư)
  • Kho thành phẩm
  • Xuất nhập kho
  • Kiểm kê tồn kho

Quản Lý Khách Hàng ​

  • Thông tin khách hàng
  • Lịch sử giao dịch
  • Công nợ

3. Loại Sản Phẩm ​

3.1 Sản Phẩm In Ấn ​

  • Tờ rơi: A4, A5, A6
  • Catalogue: Nhiều trang, đóng gáy
  • Brochure: Gấp 2, gấp 3
  • Poster: Khổ lớn
  • Danh thiếp: Các loại giấy khác nhau
  • Bao bì: Túi giấy, hộp giấy
  • Tài liệu: In offset, in kỹ thuật số

3.2 Biển Quảng Cáo ​

  • Biển hiflex: In UV, in format lớn
  • Biển mica: Cắt chữ, hút nổi
  • Biển LED: Chữ nổi có đèn
  • Pano: Khung sắt + hiflex
  • Standee: Di động, trưng bày

4. Quy Trình Nghiệp Vụ Chính ​

4.1 Quy Trình Đơn Hàng In Ấn ​

mermaid
stateDiagram-v2
    [*] --> NhậnYêuCầu
    NhậnYêuCầu --> BáoGiá
    BáoGiá --> ChờDuyệt
    ChờDuyệt --> XácNhận: Khách đồng ý
    ChờDuyệt --> Hủy: Khách từ chối
    XácNhận --> LênLịchSX
    LênLịchSX --> ThiếtKế
    ThiếtKế --> DuyệtMẫu
    DuyệtMẫu --> ThiếtKế: Sửa lại
    DuyệtMẫu --> ChuẩnBịNVL
    ChuẩnBịNVL --> InẤn
    InẤn --> GiaCông
    GiaCông --> KiểmTra
    KiểmTra --> GiaCông: Lỗi
    KiểmTra --> NhậpKhoTP
    NhậpKhoTP --> GiaoHàng
    GiaoHàng --> NghiệmThu
    NghiệmThu --> ThanhToán
    ThanhToán --> [*]
    Hủy --> [*]

4.2 Quy Trình Sản Xuất Biển Quảng Cáo ​

mermaid
stateDiagram-v2
    [*] --> NhậnYêuCầu
    NhậnYêuCầu --> KhảoSátThựcTế
    KhảoSátThựcTế --> ThiếtKế3D
    ThiếtKế3D --> BáoGiá
    BáoGiá --> XácNhận
    XácNhận --> ChuẩnBịVậtTư
    ChuẩnBịVậtTư --> SảnXuấtKhung
    SảnXuấtKhung --> InHiflex
    InHiflex --> LắpRáp
    LắpRáp --> LắpĐặtThựcTế
    LắpĐặtThựcTế --> NghiệmThu
    NghiệmThu --> BảoHành
    BảoHành --> [*]

Quy trình sản xuất

5. Các Module Chức Năng ​

5.1 Module Quản Lý Đơn Hàng ​

  • Tạo đơn hàng mới
  • Cập nhật trạng thái đơn hàng
  • Lịch sử thay đổi
  • In phiếu đơn hàng

5.2 Module Quản Lý Sản Xuất ​

  • Lên kế hoạch sản xuất
  • Phân công nhân viên
  • Theo dõi tiến độ từng công đoạn
  • Báo cáo năng suất

5.3 Module Quản Lý Kho ​

  • Nhập kho nguyên vật liệu
  • Xuất kho sản xuất
  • Nhập kho thành phẩm
  • Xuất kho giao hàng
  • Kiểm kê định kỳ
  • Cảnh báo tồn kho

5.4 Module Quản Lý Khách Hàng ​

  • Danh sách khách hàng
  • Phân loại khách hàng (VIP, thường, mới)
  • Lịch sử đơn hàng
  • Công nợ phải thu

5.5 Module Quản Lý Tài Chính ​

  • Báo giá chi tiết
  • Hóa đơn VAT
  • Thu chi
  • Công nợ
  • Báo cáo doanh thu

5.6 Module Báo Cáo & Thống Kê ​

  • Doanh thu theo thời gian
  • Sản lượng theo sản phẩm
  • Hiệu suất sản xuất
  • Top khách hàng
  • Phân tích lợi nhuận

6. Lợi Ích Khi Sử Dụng Hệ Thống ​

6.1 So Với Quản Lý Excel ​

Tiêu ChíExcelHệ Thống Mới
Truy cập đồng thờiKhó khăn, dễ conflictNhiều người cùng lúc
Tìm kiếm thông tinThủ công, tốn thời gianTức thì, có bộ lọc
Báo cáoPhải tạo thủ côngTự động, real-time
Theo dõi trạng tháiCập nhật thủ côngTự động cập nhật
Bảo mậtAi cũng sửa đượcPhân quyền rõ ràng
Lịch sử thay đổiKhông cóĐầy đủ audit log
Cảnh báoKhông cóEmail, thông báo

6.2 Lợi Ích Cụ Thể ​

✅ Tiết kiệm thời gian: Giảm 70% thời gian tra cứu và báo cáo
✅ Giảm sai sót: Tự động kiểm tra, validate dữ liệu
✅ Minh bạch: Mọi người thấy được tiến độ thực tế
✅ Quyết định nhanh: Dữ liệu real-time, báo cáo tức thì
✅ Mở rộng: Dễ dàng thêm chức năng mới

7. Yêu Cầu Triển Khai ​

7.1 Phần Cứng ​

  • Server: CPU 4 core, RAM 8GB, SSD 256GB
  • Máy trạm: PC/Laptop thông thường
  • Mạng nội bộ ổn định

7.2 Phần Mềm ​

  • Hệ điều hành: Windows/Linux Server
  • Database: MySQL/PostgreSQL
  • Web Server: Apache/Nginx
  • Browser: Chrome, Firefox, Edge (phiên bản mới)

7.3 Nhân Sự ​

  • Quản trị viên hệ thống: 1 người
  • Người dùng: Toàn bộ nhân viên liên quan
  • Đào tạo: 2-3 ngày

8. Kế Hoạch Triển Khai ​

Giai Đoạn 1: Chuẩn Bị (2 tuần) ​

  • ✓ Phân tích yêu cầu chi tiết
  • ✓ Thiết kế database
  • Thu thập dữ liệu từ Excel hiện tại
  • Chuẩn bị môi trường

Giai Đoạn 2: Phát Triển (6-8 tuần) ​

  • Phát triển các module cơ bản
  • Tích hợp hệ thống
  • Test nội bộ

Giai Đoạn 3: Thử Nghiệm (2 tuần) ​

  • Nhập dữ liệu mẫu
  • Test với người dùng thực tế
  • Điều chỉnh theo phản hồi

Giai Đoạn 4: Triển Khai (1 tuần) ​

  • Chuyển đổi dữ liệu từ Excel
  • Đào tạo người dùng
  • Go-live

Giai Đoạn 5: Hỗ Trợ (ongoing) ​

  • Theo dõi vận hành
  • Sửa lỗi nếu có
  • Cải tiến liên tục

9. Rủi Ro và Giải Pháp ​

Rủi RoMức ĐộGiải Pháp
Nhân viên kháng cự thay đổiCaoĐào tạo kỹ, demo lợi ích rõ ràng
Dữ liệu Excel không chuẩnTrung bìnhLàm sạch dữ liệu trước khi import
Hệ thống gặp lỗiTrung bìnhBackup định kỳ, có kế hoạch khắc phục
Quá tải khi đông người dùngThấpThiết kế hệ thống có khả năng mở rộng

10. Tổng Kết ​

Hệ thống quản lý sản xuất giấy sẽ giúp nhà máy:

  • 📊 Quản lý chặt chẽ từng đơn hàng
  • 🏭 Kiểm soát quy trình sản xuất
  • 📦 Theo dõi tồn kho chính xác
  • 💰 Quản lý tài chính minh bạch
  • 📈 Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Tài liệu này là phần tổng quan. Vui lòng tham khảo các tài liệu chi tiết khác trong thư mục docs.

Tài liệu hệ thống quản lý sản xuất giấy

Copyright © 2026 - Nhà Máy Sản Xuất Giấy ABC